Informations dispersées
Les éléments utiles se trouvent dans différents documents, boîtes mail ou outils isolés.
Logiciel suisse de coordination pour les institutions sociales et socioprofessionnelles
Coordonner les personnes, les équipes et les parcours.
Une même information, adaptée au niveau de responsabilité : le terrain y retrouve son travail, les responsables leur périmètre, la direction l’institution. Chacun n’accède qu’à ce que son rôle et ses habilitations lui ouvrent.
TerrainResponsablesDirection
Le constat
Quand l’information se disperse, la coordination se fragilise.
Plusieurs fichiers, des informations transmises oralement, des outils qui ne suivent pas la réalité du terrain : si vous reconnaissez votre institution, la difficulté n’est pas le manque de rigueur des équipes, mais la dispersion de l’information.
Coordination complexe
Les changements de planning, d’objectif ou de référent demandent de multiples relais.
Visibilité limitée
Les responsables peinent à disposer d’une lecture fiable, partagée et suffisamment actuelle.
Terrain · Responsables · Direction
Une même information, adaptée au niveau de responsabilité.
Ce qui est saisi une fois sur le terrain se retrouve, sans ressaisie, à la hauteur de chaque responsabilité : personne ne recopie l’information pour son supérieur.
Terrain
MSP, éducateurs, conseillers, formateurs
Chacun retrouve les personnes dont il a la charge, sa journée, ses tâches et ses échéances ; il confirme les présences et rattache ses observations à l’objectif qu’elles concernent.
Responsables
Atelier, unité ou secteur
La même information, lue à l’échelle du périmètre : échéances et leur état, présences, charge répartie entre les professionnels ; le tableau de secteur signale les ateliers qui demandent un regard.
Direction
Direction et administration
Des indicateurs consolidés — effectifs, EPT prescrits, taux d’activité par atelier — et la main sur les règles et les accès, sans avoir à ouvrir les dossiers un par un.
Une même donnée ne veut pas dire que tout le monde voit tout. Chaque accès dépend du rôle, du périmètre — site, secteur, atelier ou unité — et des attributions, et il est contrôlé par le serveur. Les contenus identifiés comme données de santé ne sont accessibles par défaut à aucun rôle, direction comprise. Leur auteur conserve l’accès ; tout autre accès exige une autorisation nominative et tracée. Qui voit quoi, profil par profil.
- Personne accompagnée
- Projet de vie et objectifs
- Observations
- Équipe de suivi
- Parcours et mesures
- Actions
- Échéances
Tout part de la personne accompagnée : chaque objectif, observation, action et échéance lui reste rattaché, et chaque professionnel de son équipe de suivi le retrouve depuis son propre périmètre. Voir des situations concrètes, rôle par rôle.
Terrain
On ouvre CapLien pour travailler, pas pour renseigner un outil.
Un MSP, un éducateur, un conseiller en insertion ou un formateur y retrouve les personnes dont il a la charge, ses tâches du jour, les échéances qui approchent et les observations rattachées à l’objectif qu’elles concernent — sans recouper quatre fichiers pour y arriver.
- Ses personnes suivies et l’équipe de suivi de chacune
- Ses tâches, ses échéances et son agenda
- Les écrits rattachés au bon dossier et au bon objectif
- Son périmètre, et rien au-delà
Responsables
Un responsable suit son périmètre, pas l’institution entière.
Responsable d’unité, d’atelier ou de secteur : la même information que le terrain, lue à l’échelle dont il répond. Ce qui arrive à échéance, ce qui a pris du retard, ce qui attend une validation, et comment la charge se répartit entre les professionnels de son périmètre.
- Les échéances de son périmètre, et leur état réel
- La charge répartie entre les professionnels concernés
- Une lecture d’ensemble, sans devoir ouvrir chaque dossier
Pour les institutions d’insertion
Le suivi des mesures AI, du mandat au rapport.
Pour les mesures de l’assurance-invalidité (AI), CapLien relie le mandat reçu, le suivi réalisé au quotidien et le rapport attendu par l’office AI. Le professionnel reste l’auteur du rapport.
- 01
Le mandat
Le formulaire « Mandat & Convention d’objectifs MR » est lu dans CapLien ; les informations reconnues sont proposées, puis confirmées une à une par le professionnel.
- 02
La mesure
La mesure est ouverte sur le dossier : type, dates prévues, équipe de suivi et référent principal.
- 03
Le suivi
Objectifs, observations rattachées et présences confirmées s’accumulent au fil des semaines, au même endroit.
- 04
La préparation
Le dossier de préparation réunit les sources retenues, sur le modèle officiel du rapport attendu.
- 05
La validation
Un validateur désigné relit et valide ; le rapport peut être rouvert, ses versions sont conservées, puis il s’exporte en Word ou en PDF.
Modèles officiels couverts aujourd’hui : réinsertion (14a LAI), réadaptation socioprofessionnelle (7d LAI), formation professionnelle initiale (16 LAI), reclassement professionnel (17 LAI), coaching — conseils et suivi.
Rien n’est rédigé ni transmis automatiquement. Ces fonctions relèvent des blocs « Admissions et visites », « Mandats et mesures » et « Rapports officiels », activables institution par institution. Une mesure, de l’entrée au bilan
Des chiffres qui s’expliquent
Chaque total se lit ligne par ligne.
Quand une information manque ou reste ambiguë, CapLien la signale au lieu de la deviner : un taux non daté, une présence encore à vérifier ou un tarif absent apparaissent comme des anomalies nommées, à traiter par une personne.
Les heures de chaque personne
Heures théoriques, planifiées et réalisées par mois, à partir du temps plein, des taux d’activité datés et du calendrier de l’institution ; chaque écart est expliqué.
Des présences confirmées
Le journal de présence distingue le prévu du réalisé. Une présence confirmée peut être corrigée, mais la correction est tracée.
La préparation des éléments facturables
Les éléments à transmettre au système de facturation sont préparés à partir des présences confirmées, contrôlés, validés par une personne, puis exportés dans un format neutre ; le retour de votre système s’enregistre sur le lot. Bloc à activer par l’institution : les factures restent émises par vos outils.
- Présence confirmée
- Contrôle
- Validation
- Élément exportable
- Retour de votre système
Un socle modulaire
Les fonctions utiles à l’accompagnement, réunies.
Les modules s’articulent autour des parcours, des équipes et de l’organisation institutionnelle.
Personnes & parcours
Fiches, projets, objectifs et équipes de suivi.
Observations
Informations datées, notifications et continuité des écrits.
Agenda, présences & heures
Suivis datés, horaires individualisés, planning opérationnel et heures théoriques, planifiées et réalisées de chaque personne.
Documents
Classement et accès selon les règles de confidentialité.
Mesures et rapports
Suivi des mesures, préparation et validation des rapports attendus par les organismes prescripteurs.
Pilotage et préparation administrative
Indicateurs adaptés aux responsabilités et préparation des éléments facturables, transmis à vos outils administratifs.
CapLien, en un coup d’œil
Trois familles de fonctions, un même parcours.
Explorez les fonctions du logiciel et découvrez comment les informations circulent du terrain jusqu’au pilotage.
Place dans votre système d’information
Vous gardez vos outils de référence ; CapLien organise ce qui se passe entre eux.
ERP, comptabilité et logiciel RH restent les sources de référence. CapLien prend en charge ce que les équipes tiennent aujourd’hui dans des tableurs, des messageries et des plannings à part — parcours, objectifs, observations, présences, échéances — et remet à vos outils des exports structurés.
Vos données restent les vôtres : le périmètre restitué, un format lisible sans CapLien et le mode de remise se conviennent par écrit au cadrage, avant tout engagement.
Découvrir les possibilités d’intégrationExports structurés Disponible
Reprise et imports Sur étude
Synchronisations et connecteurs API Sur étude
Exports disponibles : éléments facturables validés, rapports validés en Word ou en PDF. Aucun connecteur n’est livré en standard : chaque échange se cadre selon les API, formats et droits d’accès des logiciels concernés.
Multi-sites et multi-métiers
Une organisation fidèle aux réalités de l’institution.
Sites, secteurs, unités, équipes et rôles peuvent être structurés pour refléter le fonctionnement réel. L’accès reste lié au rôle, au périmètre et aux attributions de chaque personne.
- Paramétrage institutionnel et multi-sites
- Droits adaptés aux responsabilités
- Vues transversales sans ouverture automatique des dossiers complets
Origine et ouverture
Né dans le socioprofessionnel, adaptable à d’autres réalités métier.
CapLien a été conçu à partir des exigences concrètes des institutions sociales et socioprofessionnelles. Les mêmes besoins — coordonner des personnes, des équipes, des parcours, des documents, des échéances et des responsabilités, avec des niveaux de confidentialité distincts — se retrouvent dans d’autres organisations.
Institutions socialesInsertion professionnelleFormationAccompagnementSoinsAide à domicileStructures résidentiellesOrganisations multisites
L’adaptation est un travail de conception, pas un changement de mots.
Passer à un autre métier ne se limite pas à remplacer un libellé. Une adaptation réelle peut concerner les rôles, les droits, les formulaires, les workflows, les indicateurs, les documents et les intégrations. Ces secteurs ne sont pas proposés comme des versions finalisées : chacun demande une étude propre.
D’où vient CapLienSécurité et confidentialité
La protection se construit à plusieurs niveaux.
CapLien est conçu selon une approche de sécurité en profondeur, associant infrastructure, authentification, droits applicatifs, isolation des périmètres et traçabilité.
Protection
Données de santé fermées
Aucun rôle, direction comprise, ne les ouvre par défaut : il faut une autorisation nominative, donnée explicitement et tracée.Protection
Une vue de site sans dossier
Une habilitation de site — flux, capacité d’accueil, visites de préadmission — donne une lecture transversale sans ouvrir les dossiers, observations ou documents.Protection
Périmètres séparés
Une institution n’accède pas aux données d’une autre : le cloisonnement est contrôlé côté serveur.Protection
Actions sensibles tracées
Modification de droits, création de compte : la trace s’écrit avec l’action.Adoption par les équipes
Ce qui aide une équipe à s’en servir vraiment.
La question n’est pas de savoir si un logiciel est complet, mais si les personnes qui l’ouvrent chaque jour y retrouvent leur travail.
Chacun se forme sur ses propres écrans.
Un parcours de formation par rôle est intégré au logiciel : chacun apprend sur les écrans qu’il utilisera, et la direction comme les responsables de secteur suivent l’avancement des formations.
L’institution garde la maîtrise de ses règles.
Sites, secteurs, unités, rôles et vocabulaire se paramètrent selon l’organisation réelle de l’institution ; il en va de même des heures correspondant à un temps plein, des jours d’activité, du calendrier institutionnel, des rubriques du dossier et des blocs activés. Ces réglages se posent depuis l’administration, à une date d’effet, sans développement spécifique — ce qui sort de ce cadre s’étudie, il ne se promet pas.
On peut commencer par un seul atelier.
La période d’évaluation accompagnée de 8 semaines permet d’éprouver l’usage quotidien avant d’engager toute la structure. Le déploiement et la formation par rôle sont accompagnés ; le rythme se décide avec l’institution.
Avancer à votre rythme
Estimer, voir, éprouver : trois étapes avant de décider.
Chaque étape se décide séparément ; la suivante n’engage que si la précédente vous a convaincus.
- 01
Estimer
La grille est publique : quelques questions donnent une première enveloppe, hors TVA et sans engagement.
- 02
Voir sur vos rôles
Une démonstration sur données fictives, construite autour de vos rôles, de vos sites et de vos questions.
- 03
Éprouver huit semaines
Une période d’évaluation accompagnée en conditions réelles, comprise dans la mise en service, avec des bilans en semaine 4 et en semaine 8. L’abonnement ne débute qu’en cas de poursuite.
Échangeons
Voyons comment CapLien peut s’intégrer à votre organisation.
Une démonstration permet d’examiner vos besoins, vos périmètres et les questions importantes pour vos équipes métier et informatiques.