Découvrez comment CapLien relie l’accompagnement, la vie de l’unité et le pilotage. Sélectionnez une fonction pour comprendre son rôle et ses liens avec le reste du logiciel.
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01 — Personne & parcours
01 — Personne & parcours
Personnes accompagnées
Le dossier central
Statut : Disponible
Le dossier réunit l’identité, la situation et le parcours de la personne, avec une vue d’ensemble qui rassemble projet, objectifs, observations, présences et documents. Chacun n’y voit que ce que son rôle autorise.
Fonctions clés
Vue d’ensemble et fil chronologique du dossier
Liste « à faire » : échéances, révisions, objectifs sans suivi récent
Rubriques affichées selon le paramétrage de l’institution
Pour l’institution
Retrouver la situation d’une personne sans ouvrir plusieurs fichiers.
Repérer ce qui attend une action avant que l’échéance ne soit dépassée.
Adapter le dossier au vocabulaire et aux rubriques de l’institution.
Dans le logiciel
Sauf mention, inclus dans le socle.
Liste des personnes et dossiers par unité
Vue d’ensemble et fil chronologique du dossier
Identité, contacts d’urgence et données administratives protégées
Alertes persistantes et directives d’accompagnement
Le projet décrit le contexte, les forces, les difficultés et les attentes de la personne, avec des dates de début et de révision. Il donne une direction commune aux objectifs suivis par l’équipe.
Fonctions clés
Un seul projet actif par personne
Dates de révision reprises dans les échéances à suivre
Synthèse du projet imprimable
Pour l’institution
Donner à toute l’équipe la même lecture des attentes de la personne.
Ne pas laisser passer une révision de projet.
Clôturer un projet seulement lorsque ses objectifs sont traités.
Chaque objectif est rattaché au projet, avec une échéance, une priorité, un responsable et une progression. Un objectif n’est jamais supprimé : il est marqué atteint ou abandonné et reste visible dans le dossier.
Fonctions clés
Objectifs et sous-objectifs, priorités et échéances
Progression et statut tenus à jour
Observations rattachées à l’objectif qu’elles concernent
Pour l’institution
Garder les priorités de la personne visibles dans le suivi quotidien.
Réévaluer un objectif à partir de faits datés, sans reconstruire l’histoire.
Savoir qui porte quel objectif.
Dans le logiciel
Sauf mention, inclus dans le socle.
Objectifs et sous-objectifs : priorité, échéance, progression
Les professionnels consignent des observations datées, rattachées à la personne et, si besoin, à un objectif. Leur visibilité est choisie à la saisie : équipe, restreinte ou privée.
Fonctions clés
Niveaux de visibilité choisis par l’auteur
Informations de santé signalées et fermées par défaut
Corrections et compléments tracés, jamais d’effacement
Pour l’institution
Conserver la mémoire du terrain au-delà des changements d’équipe.
Protéger les écrits sensibles sans renoncer à les consigner.
Appuyer un bilan sur des éléments concrets et datés.
Dans le logiciel
Sauf mention, inclus dans le socle.
Observations à visibilité équipe, restreinte ou privée
Les pièces du dossier sont déposées, classées et consultées dans le logiciel, jamais par un lien public. Les documents sensibles restent réservés aux personnes autorisées.
Fonctions clés
Classement par type : administratif, projet, bilan, formation…
Accès standard ou restreint, documents de santé fermés par défaut
Contrôle des fichiers déposés et archivage
Pour l’institution
Retrouver la bonne pièce dans le dossier de la personne.
Limiter la circulation de documents sensibles par messagerie.
Garder les rapports validés dans le dossier concerné.
Statut : Selon configurationBilans inclus dans le socle ; rapports aux organismes prescripteurs selon les blocs activés.
Les rapports se préparent à partir des éléments choisis dans le dossier — objectifs, observations, présences — puis sont validés par une personne désignée avant export. La rédaction reste celle du professionnel.
Fonctions clés
Dossier de préparation : sources retenues ou écartées
Validation par une personne désignée, puis verrouillage
Export du rapport validé, conservé dans le dossier
Pour l’institution
Préparer un rapport sans ressaisir ce qui est déjà suivi.
Savoir clairement qui valide et quand.
Retrouver la version transmise dans le dossier de la personne.
Dans le logiciel
Sauf mention, inclus dans le socle.
Bilans annuels et synthèses
Export de la synthèse du dossier
Mandats et mesures : échéances, équipe, clôtureStatut : Selon configuration
Rapports officiels d’assurance-invalidité : préparation, validation, exportStatut : Selon configuration
L’équipe de suivi de chaque personne est désignée nominativement : un référent principal unique, et les autres intervenants avec leurs dates. Ces attributions déterminent aussi une partie des accès.
Fonctions clés
Un référent principal unique par personne
Intervenants datés, avec ou sans droit d’écriture
Changements de référent tracés
Pour l’institution
Savoir à qui s’adresser pour chaque personne.
Assurer la continuité lors d’un changement de référent.
Ouvrir l’accès au dossier à ceux qui suivent réellement la personne.
Dans le logiciel
Sauf mention, inclus dans le socle.
Équipe de suivi, référent principal et secondaire
Portefeuille du conseiller
Affectations opérationnellesStatut : Selon configuration
Le planning indique qui est attendu, quel jour et dans quelle unité, à partir d’horaires habituels ou de périodes datées. Absences et rendez-vous y sont déclarés comme exceptions.
Fonctions clés
Horaires individualisés, hebdomadaires ou par période
Exceptions : absences, rendez-vous, remplacements
Vue semaine par unité et planning de l’équipe encadrante
Pour l’institution
Préparer la semaine d’une unité sans tableur parallèle.
Anticiper une absence d’encadrement et son remplacement.
Disposer d’une base fiable pour comparer le prévu et le réalisé.
Le journal de présence enregistre ce qui s’est réellement passé : présent, absent, partiel, retard. Une présence confirmée n’est jamais écrasée : toute correction est tracée.
Fonctions clés
Journal quotidien par unité, confirmé par le professionnel
Corrections tracées après confirmation
Suivi de la couverture du journal et exports
Pour l’institution
Distinguer clairement le prévu du réalisé.
Disposer de présences confirmées pour les heures et les rapports.
Pour chaque personne accompagnée, CapLien consolide par mois les heures théoriques, planifiées et réalisées, et en explique les écarts. Le calcul suit les règles horaires paramétrées par l’institution.
Fonctions clés
Heures théoriques, planifiées et réalisées
Taux d’activité datés et calendrier de l’institution
Écarts et anomalies expliqués ligne par ligne
Pour l’institution
Expliquer un total d’heures sans recalcul manuel.
Repérer rapidement un écart entre le prévu et le réalisé.
Préparer des chiffres cohérents pour les responsables.
Dans le logiciel
Sauf mention, inclus dans le socle.
Heures théoriques, planifiées et réalisées par unité
Temps de travail et calendrier de l’institution
Contrôle annuel des heuresStatut : Selon configuration
Statut : OptionnelDésactivé par défaut ; activé sur décision de l’institution.
À partir des présences et des heures, CapLien prépare des éléments facturables contrôlés, soumis à validation humaine puis exportés dans un format neutre. Il n’émet aucune facture et ne tient aucune comptabilité.
Fonctions clés
Référentiel des financeurs, mesures et tarifs datés
Contrôles avant validation humaine
Export structuré vers les outils administratifs
Pour l’institution
Remettre à l’administration des éléments déjà vérifiés.
Réduire les ressaisies entre le terrain et la facturation.
Garder l’outil comptable de l’institution comme référence.
Dans le logiciel
Sauf mention, inclus dans le socle.
Financeurs, mesures facturables et tarifs datésStatut : Optionnel
Préparation mensuelle à partir des présences confirméesStatut : Optionnel
Contrôles, lots et export neutreStatut : Optionnel
Statut : DisponibleTableaux de bord inclus dans le socle ; mesures, admissions et capacités selon les blocs activés.
Chaque rôle dispose d’un tableau de bord adapté à ses responsabilités : effectifs, absences, échéances, charge. Les vues de secteur et de direction consolident sans ouvrir indistinctement les dossiers individuels.
Fonctions clés
Tableau de bord par rôle, cartes personnalisables
Vue de secteur : quelle unité regarder aujourd’hui
Indicateurs d’effectifs, d’équivalents plein temps et d’absences
Pour l’institution
Repérer rapidement l’unité ou le dossier qui demande un regard.
Suivre plusieurs sites sans recalculer les chiffres manuellement.
Donner une vue d’ensemble sans exposer le détail des écrits.
Dans le logiciel
Sauf mention, inclus dans le socle.
Tableau de bord par rôle, personnalisable
Vue de secteur
Indicateurs d’effectifs, d’équivalents plein temps et d’absences
Pilotage des mesures et échéances de rapportsStatut : Selon configuration
Admissions et visites de préadmissionStatut : Selon configuration
Capacités, places et flux prévisionnelsStatut : Selon configuration
Les transmissions concernant une personne sont adressées dans le logiciel aux professionnels concernés, avec suivi de lecture et rappels. Leur contenu reste limité à ce que chaque destinataire a le droit de voir.
Fonctions clés
Destinataires déduits de l’équipe de suivi et de l’unité
Lecture, accusé de réception et rappels datés
Absences signalées depuis le planning
Pour l’institution
Faire parvenir une information aux bonnes personnes, sans liste d’envoi manuelle.
Savoir si une transmission a bien été lue.
Éviter qu’une information sensible circule au-delà des personnes autorisées.
Dans le logiciel
Sauf mention, inclus dans le socle.
Transmissions de dossier : destinataires, rappels, accusés
Centre de notifications et suivi des envois
Tâches de dossier et générales
Envois par e-mail aux ressources humainesStatut : Selon configuration
Les habilitations déterminent qui peut consulter ou modifier une information selon son rôle, son périmètre et les autorisations accordées. Elles sont contrôlées par le serveur, pas seulement par l’affichage des menus.
Fonctions clés
Rôles et périmètres : institution, secteur, unité, attribution
Dérogations nominatives, motivées et datées
Données de santé fermées par défaut, autorisation nominative
Pour l’institution
Donner à chacun l’accès utile à son travail, et pas davantage.
Accorder une exception sans créer un nouveau rôle.
Pouvoir expliquer pourquoi une personne voit une information.
Les comptes individuels, la double authentification et la journalisation des actions sensibles encadrent l’accès aux dossiers. Les mécanismes de sauvegarde chiffrée et de restauration par institution complètent le dispositif d’exploitation selon l’hébergement retenu.
Fonctions clés
Double authentification, obligatoire pour les rôles privilégiés
Journal des consultations et des changements de droits
Sauvegardes chiffrées et restauration par institution dans le dispositif d’exploitation
Pour l’institution
Réduire le risque qu’un mot de passe seul ouvre l’accès aux dossiers.
Pouvoir retracer qui a consulté ou modifié une information sensible.
Permettre une restauration ciblée des données d’une institution dans le cadre du dispositif d’exploitation.
Dans le logiciel
Sauf mention, inclus dans le socle.
Connexion protégée et verrouillage après échecs
Double authentification et réauthentification forte
Sessions révocables
Journalisation des modifications et lectures sensibles
Accès de support déclaré et journalisé
Mécanismes techniques de sauvegarde chiffrée et de restauration par institution
Les liens représentent des relations fonctionnelles entre les informations et les modules, toujours soumises aux droits de chaque rôle. Ils ne signifient pas que chaque information est synchronisée automatiquement d’une fonction à l’autre. Certaines fonctions dépendent de la configuration retenue par l’institution.
Clé de lecture
Du terrain à la décision.
Chaque fonction se lit de deux façons à la fois : sa couleur indique sa famille, son étiquette indique dans quelles conditions elle est disponible. Les deux ne se mélangent jamais.
01
Personne & parcours
Informations directement liées à l’accompagnement et au suivi de chaque personne.
02
Vie de l’unité
Organisation du quotidien : qui suit qui, présences prévues et réelles, activité.
03
Coordination & gouvernance
Pilotage, accès, coordination et services transversaux au logiciel.
Ce qu’indiquent les étiquettes
Disponible
Fait partie du socle commun : utilisable dès la mise en service.
Selon configuration
Présent dans le produit ; son périmètre ou son activation dépend des règles et des blocs retenus par l’institution.
Optionnel
Désactivé par défaut ; n’est activé que sur décision explicite de l’institution.
