Un ou plusieurs sites
Selon l’organisation, un site suffit parfois ; ailleurs, la coordination entre sites est justement ce qu’il faut éprouver.
Période d’évaluation accompagnée
Huit semaines pour évaluer CapLien en conditions réelles.
Un périmètre choisi ensemble, un onboarding avant le démarrage, huit semaines d’usage réel, un bilan à mi-parcours et un bilan final construit avec les personnes qui ont utilisé l’outil. Cette période est comprise dans la mise en service ; l’abonnement ne débute que si vous décidez de poursuivre.
Pourquoi une période d’évaluation
Décider sur l’usage, pas sur une promesse.
Un logiciel métier ne se juge pas sur une démonstration. Il se juge sur ce qu’il change dans le travail réel : ce que les équipes saisissent vraiment, ce qu’elles retrouvent, ce qui reste laborieux. Une période d’évaluation permet de le vérifier avant d’engager toute l’institution.
Il permet aussi de mesurer l’effort d’appropriation, qui est souvent le vrai sujet : le temps de paramétrage, la formation nécessaire, les habitudes à faire évoluer.
Ce que la période d’évaluation n’est pas
Ce n’est ni une démonstration prolongée, ni un déploiement complet déguisé : c’est une étape de la mise en service. Le périmètre reste volontairement limité, et l’issue reste ouverte : poursuivre ou non est une décision de l’institution.
Un périmètre défini ensemble
Assez large pour être représentatif, assez restreint pour rester maîtrisé.
Le périmètre se choisit au cadrage. Il doit couvrir des situations réelles et suffisamment variées pour que le bilan ait du sens.
Les rôles réellement concernés
Professionnels de terrain, coordination, responsables : l’évaluation n’a d’intérêt que si chaque profil utilise ce qui le concerne.
Des situations représentatives
Suivis en cours, échéances, plannings, transitions : les cas courants comme ceux qui posent problème aujourd’hui.
Aucune donnée réelle avant que les prérequis soient réunis
L’onboarding se fait sans dossier réel : il permet de configurer l’organisation, de former les équipes et de vérifier qu’une sauvegarde se restaure et qu’un export se relit, avant la première donnée réelle.
Le passage aux données réelles fait l’objet d’une décision distincte, prise une fois réunis les prérequis techniques, contractuels et de protection des données. Il n’est jamais automatique.
Huit semaines
Le temps que l’usage devienne une habitude.
La période d’évaluation dure huit semaines d’utilisation opérationnelle, comptées après l’onboarding. C’est assez pour que l’effet de nouveauté retombe et que l’on observe l’usage réel : ce qui est adopté, ce qui est contourné, ce qui reste à ajuster.
Un bilan intermédiaire, en semaine 4, permet de corriger le tir — droits, formation, fonctions activées — sans attendre la fin. Le bilan final, en semaine 8, prépare la décision de l’institution.
Hébergement inclus pendant l’évaluation
L’environnement d’évaluation est hébergé pendant toute la période. Son architecture est définie au cadrage avec le service informatique, comme pour un déploiement.
Déroulé
Du cadrage au bilan final.
Chaque étape produit une décision ou un constat utile à la suivante. Les dates précises se fixent avec l’institution.
- 01
Cadrage
Choisir ensemble le périmètre — quels sites, quelles unités, quels rôles, quelles situations — et fixer les critères du bilan avant de commencer.
- 02
Onboarding
Avant le démarrage : environnement, structure de l’institution, comptes, rôles et droits, formation par rôle, sauvegarde et export témoins vérifiés.
- 03
Huit semaines d’usage réel
Les équipes utilisent CapLien dans leur organisation réelle, sur leurs propres cas de travail, et non sur un scénario de démonstration préparé d’avance.
- 04
Premier point
Au bout d’une semaine : difficultés rencontrées, droits à ajuster, questions de support.
- 05
Bilan intermédiaire
À mi-parcours, en semaine 4 : les critères sont mesurés une première fois ; on continue tel quel, on ajuste ou on arrête.
- 06
Bilan final
En semaine 8, avec les personnes qui ont utilisé l’outil : ce qui a fonctionné, ce qui a manqué, ce qui demanderait une adaptation.
Ce que chacun apporte
Une évaluation se mène à deux.
La répartition est explicite dès le cadrage : elle évite les malentendus et rend le bilan interprétable.
CapLien
- L’hébergement de l’environnement pendant la période d’évaluation
- Le paramétrage initial de la structure et des droits
- L’onboarding et la formation par rôle avant le démarrage
- Un support dédié pendant les huit semaines
- Le bilan intermédiaire et le bilan final
L’institution
- Le choix du périmètre et des situations à couvrir
- Des référents métier disponibles pour les décisions de paramétrage
- La disponibilité des équipes pour les formations
- Un usage réel pendant huit semaines, condition d’un bilan utile
- La décision de poursuivre ou non, en connaissance de cause
Critères d’évaluation
Ce que l’on regarde à mi-parcours et à la fin.
Les critères se fixent au cadrage, avant de commencer, puis se mesurent en semaine 4 et en semaine 8. Les décider après coup reviendrait à choisir ceux qui arrangent.
L’information se retrouve-t-elle ?
Le temps passé à chercher un élément de suivi, et le nombre d’endroits où il faut encore aller le chercher.
Les équipes l’utilisent-elles ?
L’usage réel sur la période, par profil. Un outil peu utilisé ne se corrige pas par une formation supplémentaire.
Les responsabilités sont-elles plus claires ?
Qui fait quoi, dans quel périmètre, et si les transmissions se sont simplifiées.
Qu’est-ce qui manque ?
Les adaptations qu’un déploiement plus large supposerait, identifiées pendant l’évaluation plutôt qu’après.
Bilan et suite
Poursuivre ou non reste votre décision.
Le bilan réunit ce qui a été observé et ce que les équipes en disent. Il distingue ce qui relève du paramétrage, ce qui relève de l’appropriation, et ce qui demanderait une évolution du produit.
Si l’institution poursuit, l’abonnement débute à ce moment-là, et le travail de la période d’évaluation sert de base : le paramétrage, les rôles et les usages sont déjà éprouvés. Voir le parcours de déploiement.
Si elle ne poursuit pas, aucun abonnement n’est facturé et la collaboration s’arrête. Les données saisies pendant l’évaluation peuvent être restituées selon les modalités convenues par écrit au cadrage : périmètre, format lisible sans CapLien et mode de remise (voir réversibilité).
Comprise dans la mise en service
La période d’évaluation n’est pas facturée à part : elle fait partie de la mise en service, avec le paramétrage initial et l’accompagnement au démarrage, dans le périmètre convenu. Aucun montant ne s’y ajoute.
La mise en service est facturée une seule fois. À l’issue des 8 semaines, l’institution décide de poursuivre ou non. L’abonnement débute uniquement en cas de poursuite.
Les modalités pratiques — périmètre retenu, dates, conditions — se discutent lors du premier échange, une fois vos besoins connus. Elles dépendent trop de votre organisation pour être annoncées à l’avance.
Échangeons
Voyons si une période d’évaluation a du sens pour votre institution.
La démonstration permet d’examiner votre organisation et de déterminer quel périmètre serait pertinent à éprouver.