Professionnel de terrain
MSP, moniteur, accompagnant, formateur, référent
- Voir les personnes de son périmètre et son planning
- Suivre les objectifs et saisir une observation
- Recevoir les informations utiles et savoir quelle action lui revient
Fonctionnalités
Un ensemble cohérent, pas une accumulation d’outils.
Chaque fonction répond à un besoin de terrain et s’inscrit dans un même cadre de droits, de périmètres et de traçabilité.
Une information reliée
Du suivi individuel à la vue institutionnelle.
Les fonctions de CapLien partagent une même structure. Une observation peut éclairer un objectif, un planning soutenir une coordination, et un indicateur donner du recul sans exposer chaque détail.
Une règle constante
L’accès dépend du rôle, du périmètre et des attributions. Voir une information opérationnelle ne donne pas automatiquement accès au dossier complet.
Ces fonctions soutiennent aussi le suivi des mesures d’insertion au sein de l’institution prestataire. Pour les voir s’enchaîner, la page Solution permet de lire un parcours complet, du dossier à la coordination. Pour voir comment ces fonctions sont reliées entre elles, explorez CapLien fonction par fonction.
Domaine 01
Personnes et parcours
Structurer les informations qui accompagnent la personne dans le temps.
- Fiches des personnes accompagnéesInformations administratives et repères utiles, présentés selon les droits.
- Projets et objectifsProjets, objectifs et sous-objectifs, priorités, échéances et progression dans une lecture commune.
- Équipes de suiviProfessionnels référents et attributions clairement identifiés.
- Mesures et dispositifsÉléments de suivi liés aux mesures, dispositifs et informations utiles au parcours.
Domaine 02
Coordination et continuité
Relier les écrits, les événements et les actions sans perdre leur contexte.
- ObservationsÉcrits professionnels datés et rattachés à la bonne situation, en visibilité d’équipe ou restreinte : une observation restreinte n’est lue que par son auteur et par les responsables d’atelier, de secteur et l’administration.
- Notifications et rappelsInformations signalées aux personnes concernées selon les règles définies, avec la période concernée, des horaires facultatifs et des rappels datés ; le centre de notifications résume les dernières 24 heures par comptage.
- Agenda et suivis datésRendez-vous, échéances et événements réunis dans une lecture chronologique.
- DocumentsClassement et consultation selon le périmètre et la confidentialité.
Domaine 03
Organisation du quotidien
Donner une vue opérationnelle des horaires, présences et mouvements.
- Présences et planningHoraires individualisés, jours prévus, exceptions et absences opérationnelles.
- Heures des personnes accompagnéesBase hebdomadaire à 100 % réglée par l’institution et datée, taux d’activité datés et historisés, jours d’activité et calendrier institutionnel ; heures théoriques, planifiées et réalisées par mois, écarts signés, chaque total expliqué ligne par ligne.
- Planning d’atelier, d’équipe et de secteurPlanning hebdomadaire par atelier et planning d’équipe, absences d’encadrement et remplacements ; un tableau de secteur signale les ateliers qui demandent un regard.
- Flux et transitionsMouvements opérationnels et étapes entre unités dans un cadre défini.
- CapacitésLecture des places cibles, occupées, disponibles et projetées selon les droits.
Domaine 04
Institution et pilotage
Configurer l’organisation et fournir des vues utiles aux responsabilités de chacun.
- Multi-sitesStructure par institution, site, secteur et unité.
- Droits par rôle et périmètreAccès contrôlés côté application, au-delà du simple affichage des menus.
- Paramétrage institutionnelRôles, unités, accès, libellés, rubriques du dossier, heures à 100 %, jours d’activité, calendrier et blocs activés : l’institution pose ses règles elle-même, datées, sans développement spécifique.
- Indicateurs et exportsVues synthétiques et exports encadrés pour le suivi et le pilotage.
CapLien selon votre rôle
Chaque profil retrouve ce qui le concerne.
Les mêmes informations, lues différemment selon le rôle et le périmètre — du professionnel de terrain à la direction.
Spécialiste ou coordinateur
Coordination de parcours et de mesures
- Suivre un parcours et coordonner les intervenants
- Gérer des échéances et le suivi des mesures
- Préparer les bilans et garder une vue transversale
Responsable
Unité, atelier ou secteur
- Suivre plusieurs équipes ou unités et repérer les écarts
- Lire les capacités et organiser les responsabilités
- Maintenir la continuité entre les professionnels
Direction
Pilotage institutionnel
- Disposer d’indicateurs consolidés, comparer effectif et EPT
- Suivre plusieurs sites, les échéances et les formations
- Piloter sans accéder inutilement aux écrits individuels
Administration et informatique
Configuration et gouvernance
- Configurer la structure, les utilisateurs et les rôles
- Contrôler les périmètres et consulter l’historique des droits et des réglages
- Accompagner les intégrations avec les outils existants
Le tableau de bord suit la même logique : chacun retrouve les informations utiles à son rôle et à son périmètre, et peut choisir les cartes qu’il souhaite afficher. Ce réglage personnel organise ce qu’il a déjà le droit de voir — il n’ouvre aucun accès supplémentaire.
Ce que cela change concrètement
Quatre situations, du quotidien au pilotage.
Des exemples courts et réalistes, compréhensibles sans connaître le secteur socioprofessionnel.
Une information nécessite une action
Une échéance de rapport approche. Elle apparaît « à préparer », puis « en retard » si rien ne bouge, dans les vues du professionnel concerné et de son responsable ; la suite reste visible pour l’équipe.
ÉchéanceResponsabilitéTableau de bordSuivi
Un objectif doit être réévalué
Les observations produites au fil des semaines restent reliées à l’objectif. Au moment de la révision, le référent dispose d’éléments concrets sans reconstruire l’histoire.
ObjectifObservationsProgressionAction à poursuivre
Une équipe organise sa semaine
Le responsable visualise présences, absences, affectations et besoins de plusieurs unités, sans reconstruire la situation dans plusieurs fichiers.
PlanningPrésencesAffectationsCapacités
La Direction suit plusieurs sites
La Direction dispose d’une vue consolidée sur les effectifs, les EPT, les mesures et les échéances, sans ouvrir indistinctement tous les dossiers individuels.
Multi-sitesIndicateursRôlesConfidentialité
Comment CapLien est organisé
Un tronc commun, des blocs activés selon vos besoins.
Le tronc commun est toujours actif. Les blocs s’activent institution par institution : vous n’affichez pas ce que vous n’utilisez pas, et vous n’avez pas à changer d’outil pour en ajouter un plus tard. Activer un bloc standard n’entraîne pas de supplément tarifaire automatique.
Tronc commun
Toujours actif, jamais désactivable.
- Personnes accompagnées et dossiers
- Équipes de suivi et périmètres
- Observations
- Notifications, rappels et suivi
- Documents
- Objectifs et parcours
- Présences et planning
- Heures des personnes accompagnées : théoriques, planifiées, réalisées
- Bilans et synthèses
- Droits, confidentialité et traçabilité
- Administration de l’institution
- Didacticiel intégré
Admissions et visites
Visites de préadmission et admissions : préparer une entrée, en garder la trace et relier la visite au dossier qui en découle.
Parcours et transitions
Flux prévisionnels, mouvements et placements : suivre les entrées, sorties et passages entre unités dans un cadre défini.
Mandats et mesures
Les cadres d’accompagnement de l’institution, les mesures suivies, les exigences de rapports et les échéances associées.
Rapports officiels aux organismes prescripteurs
Préparation, rédaction, validation et export des rapports attendus par l’organisme qui prescrit la mesure : un dossier de préparation réunit les sources choisies (objectifs, observations, présences), le référent principal le prépare, un validateur désigné le valide. La rédaction reste celle du professionnel ; rien n’est rédigé ni transmis automatiquement. Les rapports d’assurance-invalidité sont le cas aujourd’hui couvert.
Nécessite le bloc « Mandats et mesures ».
Pilotage et coordination
Pilotage des emplois adaptés, coordination des places et capacités, seuils institutionnels et leur historique.
Contrôle annuel des heures
Présence annuelle et contrôle des heures sur l’année écoulée, en complément des heures mensuelles du tronc commun.
Référentiel de facturation et préparation facturable
Financeurs, mesures facturables, barèmes historisés et affectations individuelles prescrites : votre institution crée elle-même une mesure — son numéro, son tarif, son unité de facturation, sa TVA, sa période de validité — l’active, la désactive ou la duplique, sans modification du logiciel. À partir des présences confirmées, CapLien prépare ensuite des éléments facturables par personne et par mois, les passe au crible de contrôles déterministes (affectation, financeur, tarif, période, présences à vérifier…), les soumet à une validation humaine et les exporte dans un format structuré, neutre vis-à-vis de l’ERP.
Activation explicite. Un montant n’est calculé que si un tarif validé existe ; aucune facture n’est émise, aucune écriture comptable n’est passée.
Adaptations sur étude
Ni du tronc commun, ni un bloc à activer.
Un besoin propre à votre institution — un rôle qui n’existe pas ailleurs, un document imposé par un financeur, un échange avec un logiciel tiers, un indicateur qui vous est spécifique — ne s’active pas : il s’étudie. Une adaptation réelle peut toucher les rôles, les droits, les formulaires, les enchaînements, les indicateurs et les intégrations. Elle est annoncée comme une étude, jamais comme une fonction disponible.
Le tronc commun et les blocs ci-dessus existent dans le produit et s’activent institution par institution : ce qui est présenté ici peut être montré en démonstration, sur données fictives. Le référentiel de facturation demande une activation explicite — il n’est jamais actif par défaut — et se montre sur demande. Les adaptations sur étude ne figurent pas dans cette liste.
Un choix d’architecture : la couche métier, pas l’ERP
CapLien ne cherche pas à reproduire l’ERP, la comptabilité ou le logiciel RH de l’institution : ces outils restent les sources de référence. CapLien fournit la couche métier qui leur manque — le suivi et la coordination de l’accompagnement — et leur remet des éléments facturables contrôlés, dans un format structuré. Il n’émet donc aucune facture, ne tient aucune comptabilité et ne gère ni la paie ni les ressources humaines. Aucun connecteur vers un ERP donné n’est livré en standard.
Ce que vous achetez, ce que vous n’achetez pas : la distinction entre le produit, l’accompagnement et les besoins spécifiques est détaillée sur la page À propos.
État des fonctions
Ce qui est disponible, et ce qui ne l’est pas.
Une fonction n’est annoncée comme disponible que lorsqu’elle est livrée dans le produit. Aucune fonction « prévue » n’est publiée ici : une évolution est annoncée une fois livrée.
ÉtatFonctions
DisponibleTout le tronc commun : dossiers des personnes accompagnées, projets et objectifs, observations, équipes de suivi et attributions, présences et planning, heures, documents, notifications, tableaux de bord par rôle, administration, droits et traçabilité. Les blocs admissions et visites, parcours et transitions, mandats et mesures, rapports d’assurance-invalidité, pilotage et coordination, contrôle annuel des heures, activables institution par institution.
Activation expliciteRéférentiel de facturation et préparation facturable : jamais actif par défaut ; l’institution l’active si elle en a l’usage.
Désactivé par défautIntelligence artificielle (IA) locale : optionnelle et désactivée par défaut. Elle ne s’active qu’après validation de son cadre technique et contractuel avec l’institution ; aucun modèle n’est présenté comme disponible, validé ou certifié avant cette étape.
Sur étudeReprise et import de données existantes, synchronisations planifiées, connecteurs API, authentification unique (SSO), rapports destinés à d’autres organismes prescripteurs, adaptations propres à une institution.
Hors périmètreÉmission de factures, comptabilité, paie, gestion des ressources humaines, dossier médical complet, décision automatique : ces fonctions relèvent des outils de référence de l’institution.
Interopérabilité
Connecteurs et échanges de données
Aujourd’hui, CapLien échange par des exports structurés : éléments facturables validés, dans un format neutre vis-à-vis de l’ERP ; rapports générés. La reprise de données existantes, les synchronisations planifiées et les connecteurs API s’étudient lors du déploiement de CapLien : aucun n’est livré en standard.
Chaque possibilité est cadrée avant sa mise en œuvre.Compatibilité et intégrations selon les API, formats et droits d’accès disponibles auprès des logiciels concernés.
Échangeons
Voir CapLien adapté à votre institution.
Une démonstration permet de parcourir les modules utiles et de distinguer le socle disponible des adaptations à étudier.